Datenschutz und DSGVO-Konformität von PitchYou

Bewerbungen müssen datenschutzrechtlich gut durchdacht sein. Gerade wenn externe Messenger-Tools benutzt werden sollen. Die personenbezogenen Daten des Bewerbers genießen hohen Schutz. Ihr Unternehmen kann sich dabei auf uns als Dienstleister 100 % verlassen. Hier haben wir alle unsere Maßnahmen zusammengefasst, die wir ergreifen, um verantwortungsvoll mit personenbezogenen Daten umzugehen.

Bei Rückfragen steht Ihnen unser Verantwortlicher für den Datenschutz Alexander Bauer (bauer@software-group.de) gerne zur Verfügung.

1. Bewerbungsprozess

Mit PitchYou können Sie Ihren Bewerbern zwei Möglichkeiten anbieten, Interviews durchzuführen und sich zu bewerben:

  • per WhatsApp-Messenger und
  • per Web-Chat.

Der Einstieg für den Bewerber ist für beide Möglichkeiten gleich. Ein Interessent sieht Ihre Job-Anzeige und klickt auf den Bewerben-Button oder scannt mit seinem Handy den Job-QR-Code, um die Bewerbung zu starten.

1.1 Bewerbung per WhatsApp

Keine Bewerbung ohne Zustimmung

Bevor es los geht, holen wir die Zustimmung des Bewerbers ein:

  • die Zustimmung, die Bewerbung per WhatsApp durchzuführen
  • die Zustimmung zur Verarbeitung seiner/ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Bewerbung.

Das schließt die Weiterleitung der Daten an Ihr Unternehmen ein. Die Zustimmung erfolgt außerhalb von WhatsApp, über einen weiteren Kanal (Website). Der Bewerber muss zwingend seine Handy-Nummer, über die die WhatsApp-Kommunikation stattfinden soll angeben. Wenn er auf den „Los geht’s“-Button klickt, wird

  • automatisch die WhatsApp-Anwendung geöffnet
  • ein Whats-App-Chat mit der PitchYou-Nummer 0800 998 1000 gestartet
  • die vorher eingegebene Handy-Nr. mit der in WhatsApp hinterlegten Nummer verglichen.

Stimmen die Handy-Nummern nicht überein wird die WhatsAppKommunikation sofort abgebrochen. Somit ist gewährleistet, dass die angegebene Handy-Nummer korrekt ist und auch tatsächlich dem Bewerber zugeordnet ist. Eine Bewerbung ohne Zustimmung oder „unter anderer Nummer“ ist somit ausgeschlossen.

Volle Kontrolle für den Bewerber

Der Bewerber behält immer die Kontrolle über den Dialog mit dem PitchYou-Bot. Sollte er nicht mit der Nutzung von WhatsApp einverstanden sein, bieten wir die Möglichkeit in den Web-Chat zu wechseln, und das Interview dort zu starten.

Er beginnt den WhatsApp-Dialog durch das Absenden einer Start Nachricht, die bequem nach Öffnen von WhatsApp bereits vorausgefüllt bereitsteht. Die Eröffnung des Dialogs durch Absenden der Nachricht muss zwingend vom Bewerber ausgeführt werden. Während des Interviews hat der Bewerber jederzeit die Möglichkeit, den Dialog abzubrechen. Ein einfaches /stop Kommando genügt. Alle bisher gesammelten Daten werden gelöscht. Sollte der Bewerber sein Interview nicht weiterführen, gehen wir 24 Stunden nach der letzten Nachricht davon aus, dass das Interview gestoppt wurde. Auch dann werden die Daten automatisch gelöscht.

Wie wird verhindert, dass sich Personen jünger als 16 Jahre per WhatsApp bewerben?

Nach Eingabe des Geburtsdatums des Bewerbers wird sein Alter errechnet und geprüft. Bei unter 16-Jährigen wird das Interview abgebrochen und gelöscht.

PitchYou – Bewerbung über Messenger

1.2 Bewerbung per Web-Chat

Der Web-Browser auf dem Endgerät des Bewerbers öffnet sich. Der Dialog wird sofort gestartet.

Keine Bewerbung ohne Zustimmung

Bevor die ersten inhaltlichen Fragen gestellt werden, holen wir die Zustimmung des Bewerbers zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Bewerbung ein. Das schließt die Weiterleitung der Daten an Ihr Unternehmen ein. Wird die Zustimmungsfrage nicht mit „ja“ beantwortet, wird das Interview abgebrochen und die bis dahin erhobenen Daten gelöscht.

Volle Kontrolle für den Bewerber

Während des Interviews hat der Bewerber jederzeit die Möglichkeit, den Dialog abzubrechen. Ein einfaches /stop Kommando genügt. Alle bisher gesammelten Daten werden gelöscht. Sollte der Bewerber sein Interview nicht weiterführen, gehen wir 24 Stunden nach der letzten Nachricht davon aus, dass das Interview gestoppt wurde. Auch dann werden die Daten automatisch gelöscht.

PitchYou – Bewerbungen mit Messenger-Apps landen direkt im Dashboard

2. Recruitingprozess

Nach Abschluss einer Bewerbung landet diese in der PitchYou Recruiting-Anwendung Ihres Unternehmens. Die Anwendung läuft komplett im Web-Browser ab. Es muss keine Software installiert werden. Der Zugriff auf die Anwendung erfolgt verschlüsselt über https-Protokoll und ist per Login (Benutzername und Passwort) geschützt. Die Bewerber und ihre Interviews können nur durch berechtigte Benutzer eingesehen werden.

Kein Profiling – volle Kontrolle für den Recruiter

PitchYou qualifiziert jeden Bewerber anhand der vorher von Ihnen eingestellten Kriterien und trifft eine Matching-Einschätzung (0 % – 100 %). Wichtig: Es wird kein Profiling durchgeführt. D. h. der Matching-Prozentsatz ist ein Hinweis für den Recruiter. Es erfolgen keine automatisierten Entscheidungen (Ab- oder Zusagen) auf Grundlage des Matchings. Die Entscheidung, ob ein Bewerber interessant ist oder nicht, bleibt beim Recruiter.

Interne Weitergabe von Daten

Natürlich können Sie Bewerberdaten innerhalb Ihres Unternehmens weitergeben. Sie können die Daten Ihrer Bewerber per PDF exportieren oder direkt im System teilen.

Wir empfehlen Ihnen die Teilen-Funktionalität. Dadurch ist gewährleistet, dass die Daten innerhalb des PitchYou-System verbleiben. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link auf die Bewerbung in PitchYou. Zusätzlich erhält er eine PIN. Nur mit dieser PIN kann er die Bewerbung (und auch nur diese) einsehen.

Somit sparen Sie sich die E-Mail-Verteilung von Bewerbung in Ihrem Unternehmen, die unter DSGVO-Gesichtspunkten oft nicht in den Griff zu bekommen ist.

Löschen von Daten

Das Löschen von Bewerbungen geschieht in PitchYou mehrstufig.

1. Stufe: Absagen Bereich

Es steht Ihnen ein Bereich für Absagen zur Verfügung. Über die Auswahl von "Absagen" im Bewerberprofil können Sie Bewerbungen in diesen Bereich verschieben.

2. Stufe: Löschen und Absagen

Aus dem Absagen Bereich können Sie Bewerbungen endgültig löschen. Sie können wählen, ob Sie "endgültig löschen" oder "endgültig löschen mit absagen" möchten.

Unternehmen sind zwar nicht verpflichtet, Absagen zu schicken. Es gehört aber unbestritten zum guten Ton, das zu tun. Das System kann das für Sie übernehmen.  

Was passiert nach dem endgültigen Löschen?

Die Bewerbung ist für Recruiter nicht mehr sichtbar. Wir löschen Sie aber noch nicht aus der Datenbank. D. h. technisch kann PitchYou nach wie vor auf die Daten zugreifen. Es wird empfohlen, Bewerberdaten mindestens für 6 Monate ab dem Zeitpunkt der Absage aufzuheben, um bei Beschwerden und Klagen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz noch eine Möglichkeit zu haben, Daten wiederherzustellen.

3. Stufe: Physikalisches Löschen

6 Monate nach dem endgültigen Löschen löscht PitchYou unwiederbringlich alle Bewerberdaten aus der Datenbank.

PitchYou – Vom typischen Bewerbungsprozess zur digitalen Bewerbung via Messenger

3. Auftragsverarbeitung und externe Dienstleister

Kein Mitarbeiter Ihres Unternehmens muss WhatsApp benutzen

Wir handeln die komplette Kommunikation über WhatsApp als Dienstleistung für Sie ab. Für das Speichern und die Weitergabe der damit erhobenen personenbezogenen Daten schließen Sie mit uns eine DSGVO-konforme Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ab.

Dadurch haben Sie auch nur einen Vertragspartner, nämlich PitchYou.

WhatsApp Business API

Die Kommunikation zwischen dem PitchYou Bot und dem Bewerber geschieht über die WhatsApp Business API, die genau für die Kommunikation zwischen Unternehmen und Verbrauchern (in unserem Fall Bewerbern) vorgesehen ist.

Wir halten uns an alle von WhatsApp vorgegebenen Regularien:

  • Einverständnis des Nutzers über eine Website
  • Start der Kommunikation ausschließlich durch den Nutzer

Für die Nutzung des WhatsApp Business API haben wir einen Vertrag mit einem in Deutschland ansässigen von WhatsApp zertifizierten Anbieter der Business API (MessengerPeople GmbH, München) abgeschlossen.

Im Sinne der Datensparsamkeit werden alle Nachrichten und Mediendateien bei MessengerPeople sofort gelöscht, nachdem sie in PitchYou verarbeitet und gespeichert wurden.

Der Einsatz eines Handys in Ihrem Unternehmen zur Kommunikation über WhatsApp wäre wegen der pauschalen Übertragung aller Telefonbucheinträge nicht DSGVO-konform. Die WhatsApp Business API hingegen läuft nicht auf einem Endgerät und hat somit auch kein Telefon- oder Kontaktbuch. Eine Übertragung ist somit technisch ausgeschlossen.

Datenhaltung und Entwicklung in Deutschland

Wir nutzen ausschließlich Server, die in Deutschland betrieben werden. Unser Hosting-Partner ist die Firma Hetzner in Ansbach.

Die Software wurde komplett in Deutschland entwickelt. Alle Mitarbeiter, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben könnten (z. B. durch Support-Aufgaben) sind schriftlich zur Geheimhaltung verpflichtet.

WhatsApp nutzt Server außerhalb der EU. Die Kommunikation über WhatsApp ist Ende-zu-Ende verschlüsselt. Die Inhalte der Kommunikation sind somit geschützt. Lediglich die Information, dass eine Kommunikation zwischen der Nummer des Bewerbers und der Nummer des PitchYou Bots stattgefunden hat wird an WhatsApp übertragen. Der Bewerber hat durch das Akzeptieren der WhatsApp-Bedingungen bei Installation von WhatsApp dem bereits zugestimmt.

Die Speicherung der Metadaten der Kommunikation in den USA war bisher durch die Privacy Shield Vereinbarung zwischen den USA und der EU geregelt. Durch ein neues EUGH Urteil wurde diese Vereinbarung für nicht ausreichend erklärt. Um auch in der Zeit bis zu einer neuen politischen Vereinbarung datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite zu sein, holen wir bei jeder Bewerbung noch einmal zusätzlich explizit das Einverständnis der Datenspeicherung in den USA und Drittländern durch WhatsApp ein.

Welche externen Services nutzen wir noch?

Zur Entfernungsbestimmung zwischen Bewerber und möglichem Einsatzort rufen wir das Google Maps API auf. Es wird dabei die Postleitzahl des Bewerbers übergeben, ohne jeden Bezug zu persönlichen Daten.

Für die automatische Übersetzung von Nachrichten aus anderen Sprachen ins Deutsche und umgekehrt nutzen wir das Google Translate API. Dabei werden nur Texte übergeben ohne Bezug zu einer Person oder einem Gesprächsstrang.

PitchYou – Digitalisiertes Matching bringt Bewerber und Unternehmen zusammen
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