Im Zeitalter der Digitalisierung spielen Bewerbungsverfahren eine zentrale Rolle in den Rekrutierungsprozessen von Unternehmen. Personalabteilungen arbeiten verstärkt mit digitalen Tools, um die Bewerbungen von Kandidat:innen zu sammeln, zu verarbeiten und zu verwalten. In diesem Zusammenhang ist der Datenschutz besonders wichtig: Bewerber:innen geben oft hochsensible persönliche Informationen preis, die von Unternehmen verarbeitet werden müssen.
Datenschutz ist dabei nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch eine Frage des Vertrauens. Für Unternehmen ist es essenziell, den Datenschutz korrekt umzusetzen, um das Vertrauen der Bewerber:innen zu wahren und rechtliche Risiken zu vermeiden.
Gleichzeitig müssen Bewerber:innen darauf vertrauen können, dass ihre Daten in sicheren Händen sind und ausschließlich für den beabsichtigten Zweck verwendet werden.
Dieser Artikel gibt Dir einen umfassenden Überblick darüber, welche datenschutzrechtlichen Anforderungen Unternehmen im Bewerbungsprozess erfüllen müssen. Du erfährst, welche rechtlichen Grundlagen dabei zu beachten sind, welche Herausforderungen das digitale Recruiting mit sich bringt und wie eine datenschutzkonforme Lösung aussehen kann.
Bedeutung von Datenschutz im Bewerbungsprozess
Für Unternehmen und Bewerber:innen gleichermaßen ist der Datenschutz im Bewerbungsverfahren von großer Bedeutung. Die sensiblen Daten, die im Rahmen einer Bewerbung erhoben werden – wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Berufserfahrung und Zeugnisse – müssen gesetzeskonform behandelt werden. Ein unachtsamer oder gar fahrlässiger Umgang mit diesen Daten kann zu rechtlichen Problemen und einem Vertrauensverlust führen.
Der Datenschutz spielt insbesondere in folgenden Bereichen eine Rolle:
- Erhebung der Daten: Welche Daten werden im Bewerbungsprozess abgefragt? Ist die Abfrage dieser Daten rechtlich zulässig und notwendig?
- Verarbeitung der Daten: Wie und wo werden die Daten gespeichert? Wer hat Zugang zu diesen Informationen?
- Löschung der Daten: Wie lange werden die Daten aufbewahrt? Was passiert mit den Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens?
Im Zeitalter des digitalen Recruitings, in dem viele Bewerbungen über E-Mail, Online-Formulare oder sogar Messenger-Dienste wie WhatsApp eingehen, ist ein sorgfältiger Umgang mit diesen Daten umso wichtiger. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) einhalten.
Rechtliche Grundlagen des Datenschutzes bei Bewerbungen
Überblick über die DSGVO
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die zentrale Rechtsvorschrift der EU zum Schutz personenbezogener Daten. Sie regelt, unter welchen Voraussetzungen Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden dürfen. Für den Bewerbungsprozess sind insbesondere folgende Artikel relevant:
- Artikel 6 DSGVO: Hier wird die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung festgelegt. Daten dürfen nur dann verarbeitet werden, wenn eine der sechs Bedingungen erfüllt ist. Im Bewerbungsprozess ist dies in der Regel die Verarbeitung aufgrund vorvertraglicher Maßnahmen. Das bedeutet, dass Unternehmen die Daten zur Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses benötigen, um über die Einstellung zu entscheiden.
- Artikel 13 DSGVO: Dieser Artikel schreibt vor, dass Bewerber:innen über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden müssen. Dies umfasst Informationen darüber, welche Daten erhoben werden, wer Zugriff auf die Daten hat und wie lange diese gespeichert werden. Bewerber:innen müssen auch über ihre Rechte informiert werden, insbesondere das Recht auf Auskunft und Löschung der Daten.
Nationale Datenschutzgesetze
Neben der DSGVO gibt es in Deutschland das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das spezielle Regelungen für den Umgang mit Daten im Beschäftigungskontext enthält. Gemäß § 26 BDSG dürfen Bewerberdaten nur erhoben und verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Das bedeutet, dass Unternehmen keine unnötigen Daten von Bewerber:innen abfragen dürfen.
Datenschutz in digitalen Bewerbungsprozessen
Herausforderungen im digitalen Zeitalter
Mit der zunehmenden Digitalisierung von Bewerbungsprozessen stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen. Bewerbungen werden oft per E-Mail versendet oder über Online-Formulare eingereicht. Einige Unternehmen setzen auch auf innovative Tools wie WhatsApp, um mit potenziellen Kandidat:innen zu kommunizieren. Diese digitalen Kanäle bieten viele Vorteile, bergen aber auch Risiken im Hinblick auf den Datenschutz.
- E-Mail-Bewerbungen: Viele Bewerbungen werden immer noch per E-Mail versendet. Ein großes Problem hierbei ist die oft fehlende Verschlüsselung der E-Mails. Bewerber:innen sollten darauf hingewiesen werden, dass unverschlüsselte E-Mails kein sicheres Mittel der Datenübertragung sind. Unternehmen sollten, wenn möglich, verschlüsselte Alternativen anbieten.
- Online-Formulare: Bei der Nutzung von Online-Bewerbungsformularen müssen Unternehmen sicherstellen, dass nur die notwendigen Daten abgefragt werden. Es sollten keine überflüssigen oder sensiblen Informationen erfasst werden, die für die Entscheidungsfindung nicht relevant sind.
Nutzung von Messenger-Diensten wie WhatsApp
Messenger-Dienste wie WhatsApp gewinnen zunehmend an Bedeutung im Recruiting-Prozess. Sie ermöglichen, auf einfache und schnelle Weise mit Bewerber:innen in Kontakt zu treten. Allerdings stellt sich die Frage, wie datenschutzkonform diese Kommunikation ist. Unternehmen müssen hier besondere Vorkehrungen treffen, um sicherzustellen, dass die Daten geschützt sind und die DSGVO eingehalten wird.
Eine datenschutzkonforme Lösung kann darin bestehen, spezialisierte Tools zu nutzen, die auf die Nutzung von Messenger-Diensten im Recruiting zugeschnitten sind und gleichzeitig die Anforderungen der DSGVO erfüllen.
Verantwortung von Unternehmen bei der Datenverarbeitung
Verpflichtungen bei der Verarbeitung von Bewerberdaten
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten von Bewerber:innen nur für den vorgesehenen Zweck zu verarbeiten und sicher aufzubewahren. Dazu gehört auch, dass der Zugang zu diesen Daten nur auf die Personen beschränkt ist, die ihn für den Bewerbungsprozess benötigen. Die Verarbeitung der Daten darf nur so lange erfolgen, wie sie für die Entscheidung über die Einstellung notwendig ist.
Aufbewahrungsfristen von Bewerberdaten
Die Aufbewahrung von Bewerberdaten stellt für Unternehmen eine besondere Herausforderung dar. Im Falle einer Absage müssen die Daten der Bewerber:innen in der Regel nach sechs Monaten gelöscht werden, um mögliche Rechtsansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) abzuwarten.
Werden die Daten für einen Bewerberpool gespeichert, muss hierfür eine ausdrückliche Einwilligung vorliegen.
Rechte der Bewerber:innen
Bewerber:innen haben das Recht auf:
- Auskunft: Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Daten von ihnen gespeichert wurden.
- Berichtigung: Falsche oder veraltete Daten müssen auf Wunsch berichtigt werden.
- Löschung: Bewerber:innen haben das Recht, die Löschung ihrer Daten zu verlangen, sofern keine rechtliche Verpflichtung zur Aufbewahrung besteht.
Datensicherheit im Bewerbungsprozess
Technische und organisatorische Maßnahmen
Um den Schutz der Bewerberdaten sicherzustellen, müssen Unternehmen technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen. Diese umfassen:
- Verschlüsselung der Datenübertragung, insbesondere bei der Übermittlung von Bewerbungen per E-Mail.
- Zugangskontrollen: Nur autorisierte Personen sollten Zugriff auf die Bewerberdaten haben.
- Sichere Speichersysteme: Daten sollten auf sicheren Servern gespeichert werden, die vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Schutz vor unbefugtem Zugriff
Ein wesentlicher Bestandteil der Datensicherheit ist der Schutz vor unbefugtem Zugriff. Dies bedeutet, dass Daten nur von denjenigen Personen eingesehen werden dürfen, die sie für den Bewerbungsprozess benötigen.
Durch geeignete technische Maßnahmen wie Verschlüsselung und Firewalls sowie organisatorische Maßnahmen wie Schulungen, können Unternehmen sicherstellen, dass die Daten geschützt bleiben.
Tipps für Unternehmen: So gestaltest Du einen datenschutzkonformen Bewerbungsprozess
Um einen datenschutzkonformen Bewerbungsprozess zu gewährleisten, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen umsetzen:
- Transparenz gegenüber Bewerber:innen: Unternehmen müssen Bewerber:innen klar und transparent darüber informieren, welche Daten sie erheben und wie diese verarbeitet werden. Dies sollte bereits bei der ersten Kontaktaufnahme geschehen, beispielsweise durch Datenschutzhinweise in der automatischen Antwort auf Bewerbungen.
- Einwilligungen einholen: Wenn Bewerberdaten für einen längeren Zeitraum gespeichert werden sollen, etwa für einen Bewerberpool, muss eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt werden.
- Sichere Kommunikationswege nutzen: E-Mail-Kommunikation sollte verschlüsselt erfolgen. Alternativ können sichere Bewerbermanagementsysteme oder spezialisierte Tools verwendet werden, die den Datenschutz gewährleisten.
WhatsApp Recruiting und Datenschutz: Die Vorteile einer spezialisierten Softwarelösung
PitchYou: Eine datenschutzkonforme Lösung
Eine innovative Lösung, um WhatsApp datenschutzkonform im Recruiting einzusetzen, bietet PitchYou. Diese spezialisierte Softwarelösung erfüllt alle Anforderungen der DSGVO und bietet Unternehmen eine sichere Möglichkeit, über WhatsApp mit Bewerber:innen zu kommunizieren.
PitchYou sorgt durch folgende Maßnahmen für Datenschutz:
- Verschlüsselung: Die Daten werden Ende-zu-Ende verschlüsselt übertragen.
- Speicherung: Die Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert, was zusätzliche Sicherheit bietet.
- Einwilligungen: Vor dem Beginn des Bewerbungsprozesses über WhatsApp informiert PitchYou die Bewerber:innen über die Datenschutzbestimmungen und holt deren ausdrückliche Einwilligung (Opt-In) ein. So wird sichergestellt, dass die Bewerber:innen
den Datenschutzanforderungen zustimmen.
PitchYou bietet dabei nicht nur Sicherheit, sondern auch eine erhebliche Verbesserung des Bewerbungsprozesses.
Durch die vertraute Umgebung von WhatsApp ist es für viele Bewerber:innen einfacher, schnell und unkompliziert auf Jobangebote zu reagieren und sich zu bewerben. Unternehmen profitieren von höheren Antwortquoten und einer vereinfachten Kommunikation mit den Kandidat:innen.
| Vorteile für Unternehmen | Vorteile für Bewerber:innen |
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Benutzerfreundlichkeit: Da WhatsApp für viele Menschen ein alltägliches Kommunikationsmittel ist, sind die Einstiegshürden für die Nutzung gering. Bewerber:innen müssen keine zusätzlichen Konten anlegen oder komplizierte Bewerbungsplattformen durchlaufen. |
Einfache Bedienung: Die Bewerbung erfolgt direkt über den vertrauten Messenger, was die Hemmschwelle für viele Bewerber:innen senkt.
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Automatisierte Interviews: Mit PitchYou können Unternehmen automatisierte Interviews auf Basis vordefinierter Fragen durchführen, was den Zeitaufwand erheblich reduziert. |
Schnelle Reaktionen: Bewerber:innen erhalten oft in Echtzeit Rückmeldungen zu ihren Bewerbungen und können den Prozess nahtlos fortsetzen.
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Hohe Antwortraten: Die Nutzung von WhatsApp sorgt für eine hohe Antwortrate der Bewerber:innen, was den Bewerbungsprozess deutlich beschleunigt.
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Kontrolle über die eigenen Daten: Bewerber:innen haben jederzeit die Möglichkeit, den Bewerbungsprozess zu stoppen oder ihre Daten löschen zu lassen. PitchYou sorgt dafür, dass alle Daten, die nicht mehr benötigt werden, automatisch gelöscht werden, um den Datenschutz zu gewährleisten. |
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Fazit: Datenschutz – der Schlüssel zum erfolgreichen Recruiting
Der Datenschutz ist im Bewerbungsprozess ein zentraler Punkt, den Unternehmen keinesfalls vernachlässigen dürfen. Die Einhaltung der DSGVO und des BDSG ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein Zeichen des Respekts gegenüber den persönlichen Daten der Bewerber:innen. Gleichzeitig schafft ein datenschutzkonformer Bewerbungsprozess Vertrauen und stärkt das Employer Branding.
Mit der zunehmenden Digitalisierung und dem Einsatz moderner Tools wie WhatsApp im Recruiting stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen. Dabei kann der richtige Einsatz von spezialisierten Softwarelösungen wie PitchYou helfen, den Bewerbungsprozess nicht nur effizienter, sondern auch datenschutzkonform zu gestalten.
PitchYou bietet eine hervorragende Möglichkeit, WhatsApp als Tool im Recruiting datenschutzkonform zu nutzen und dabei sowohl den Bedürfnissen der Unternehmen als auch der Bewerber:innen gerecht zu werden. Die Einhaltung der DSGVO, die sichere Datenverarbeitung und die Vorteile der automatisierten Kommunikation machen PitchYou zu einer zukunftssicheren Lösung für Unternehmen jeder Größe.
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FAQs
Wie lange dürfen Unternehmen Bewerberdaten aufbewahren, wenn die Kandidat:innen nicht eingestellt werden?
Bewerberdaten dürfen in der Regel bis zu sechs Monate nach einer Absage gespeichert werden, um mögliche Ansprüche nach dem AGG abzuwarten. Eine längere Aufbewahrung, beispielsweise für einen Bewerberpool, erfordert die ausdrückliche Einwilligung der Bewerber:innen.
Wie gewährleistet PitchYou, dass Bewerberdaten bei WhatsApp-Bewerbungen sicher sind?
PitchYou nutzt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und speichert alle Daten auf sicheren Servern in Deutschland. Zudem wird die Einwilligung der Bewerber:innen eingeholt, und die Daten werden nach Inaktivität oder Abschluss des Prozesses automatisch gelöscht.
Welche Daten dürfen Unternehmen im Bewerbungsprozess erheben und verarbeiten?
Unternehmen dürfen nur die Daten erheben und verarbeiten, die für die Entscheidung über ein Arbeitsverhältnis erforderlich sind, wie persönliche Informationen, Lebenslauf, Zeugnisse und Qualifikationen.
Wie lange dürfen Bewerberdaten gespeichert werden?
Bewerberdaten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Bewerbungsprozess benötigt werden. Spätestens nach sechs Monaten müssen die Daten im Falle einer Absage gelöscht werden, es sei denn, es wurde eine längere Speicherung vereinbart.
Welche Rechte haben Bewerber in Bezug auf den Datenschutz ihrer Daten?
Bewerber:innen haben das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten Daten, Berichtigung fehlerhafter Informationen, Löschung ihrer Daten sowie Einschränkung der Verarbeitung, wenn sie dies wünschen.
Wie können Unternehmen Bewerberdaten sicher speichern und schützen?
Unternehmen sollten Bewerberdaten durch verschlüsselte Übertragung schützen, den Zugang zu den Daten auf autorisierte Personen beschränken und die Daten auf sicheren, geschützten Servern speichern.
